10 Recomendaciones tecnológicas utilísimas y gratuitas para juristas

Tiempo y oro son sinónimos. Orden y rapidez son hermanos del éxito profesional. La mayoría de los abogados y funcionarios cuentan con móvil, fax, ordenador y consultan bases de datos. Sin embargo, hay que dar un paso adelante. porque ser jurista es ser “pescador”: capturar normas y jurisprudencia en el río revuelto de la información… y cada día hay más información. Hay que acceder de forma rápida y exacta. A veces no se trata de competir con quien mejor argumenta o mas domina el Derecho, sino con quien mejor maneja bases de datos, archiva la información y sabe recuperarla en el momento oportuno.

Por eso en estas fechas navideñas me ha parecido oportuno recomendar 10 herramientas tecnológicas que supondrán un ahorro de tiempo, dinero y energías en la vida profesional y en la personal. Todas gratuitas y todas fáciles de dominar (indicaré un tutorial en español).

Permítaseme algunas advertencias previas:

– No soy experto en tecnología sino un simple usuario que día a día se asombra de la ganancia en tiempo al manejar la información. Por eso, intentaré explicar su valor con mis propias palabras pero eso sí acompañaré un enlace donde puede encontrarse un tutorial o instrucciones en castellano que expliquen con mayor rigor su funcionamiento y utilidad.

– Son herramientas tecnológicas que no son privativas de los abogados, sino que sirven a cualquier profesional con necesidad de manejar con rapidez y orden datos y tomar decisiones complejas.

– Son herramientas que en su mayoría existen para PC o Mac, para iPhone y Android, o sea, accesibles y compatibles para todos (y si no, al tiempo).

– Para algunos les parecerán conocidas o poco útiles pero creo que si alguien dedica un ratito de esparcimiento a examinarlas con un mínimo de paciencia, nunca se arrepentirá. Y por supuesto, si alguien no es capaz de dominarlas o sacarles partido, bien está un poco de autocrítica, porque yo mismo reconozco infinidad de maldiciones que he lanzado sobre herramientas informáticas hasta que alguien generoso y con paciencia me demuestra mi error o torpeza.

Ahí van mis recomendaciones.

 

1. Google Drive. Alternativa a Dropbox

Para entendernos, son almacenes virtuales. Nos permiten llevar como el caracol toda la información “a cuestas”. Los archivos que nos interesan, las normas básicas, la jurisprudencia, los informes de interés. Basta con darse de alta con una cuenta de correo y se podrá “visionar” y “manejar” desde cualquier sitio. Se acabó acarrear maletines y carpetas de documentos. Tampoco hace falta llevar y traer pen drives o reenviarte documentos a tu propio buzón de correo. Se acabó decirle a alguien que «cuando llegue al despacho te lo envío». Se abre Google Drive o Dropbox desde cualquier ordenador, en cualquier lugar del mundo, y ahí estarán todos nuestros archivos en su esplendor.

Además, permite compartir lo almacenado. Así, si hay que enviar un archivo o documento “pesado” que el email no lo admite, pues sencillamente se abre ese «almacén» y se comparte el enlace (se envía el enlace o URL y el destinatario lo abre). O sea, se pueden compartir ficheros incluso con quien no sea usuario de ellos.

Y si le preocupa la seguridad, pues puede el usuario fijar una contraseña de apertura cada vez que se utiliza. De Dropbox ya hablé en un post anterior.

¡Ah! Aunque Google Drive y Dropbox son instrumentos distintos, su funcionalidad es la misma (salvo que a Google Drive se pueden “subir” carpetas directamente mientras que a “Dropbox” hay que subir documento a documento. La ventaja de tener los dos es destinar uno a un tipo de documentos (ej. particulares) y el otro a los profesionales, con el fin de no agotar el máximo de gigas que resulta gratuito (De hecho puede almacenar miles de documentos siempre que no se suban videos).

 En suma, es ideal para tener a mano en la tabla, en el teléfono móvil o en cualquier ordenador cercano, la documentación precisa para una reunión o una conferencia.

Aquí está un estupendo tutorial de Google Drive. Y este otro tutorial para Dropbox.

 

2. Dragon Dictation

 ¿Cansado de escribir mensajes o notas de ideas?. Dragon Dictation es la solución. Una aplicación gratuita y utilísima en el móvil. Se puede dictar un informe, consejo o idea inspirada y automáticamente se va escribiendo en una nota en el móvil, que puedes dejar ahí para recuperarla después o enviarla por email.

 Para funcionar basta tocar el botón de grabación y empezar a hablar. Dragon Dictation hace el resto y graba tus palabras mientras simultáneamente escribe el texto. Cuando terminas pulsas stop y la nota está lista. Además conforme más se usa va adaptándose a la voz del usuario y comete cada vez menos errores.

 Aquí están las instrucciones de funcionamiento.

 

3. Evernote

Esta aplicación gratuita constituye una libreta de notas y tareas ideal.

Permite tomar notas, pero también fotos, copiar textos del sitio web o recopilar datos de investigaciones. Sus datos se puede buscar y compartir desde cualquier ordenador o dispositivo. Además puede sintonizarse en todos los dispositivos y tener ese «Archivo vivo» en el móvil, en el portátil, en la tabla o en el ordenador de mesa.

 También se pueden organizar las notas o informes por libretas temáticas o etiquetas que facilitan su búsqueda. ¡Ah! , se puede recortar una página web y almacenarla.

Aquí tenéis las instrucciones de funcionamiento.

 

4. Genius Scan

Una aplicación gratuita para el móvil gratuita que permite escanear documentos de forma sencilla y enviarlos como pdf. ¿Alguien nos enseña un documento, una factura o deseamos copiar una hoja de un libro?. Abrimos la aplicación del teléfono móvil, apuntamos, hacemos la foto y lo archivamos para enviárnoslo por correo electrónico. Antes de enviarla puede recortase o editarla.

 Nos hemos ahorrado la espera hasta encontrar una fotocopiadora, o hemos evitado anotar con bolígrafo los datos de una factura, un folleto o una oferta. Y además, al enviarla por email como pdf se puede imprimir después sin dificultad.

 Aquí tenéis una descripción de sus funcionalidades.

 

5. PDF to Word (Extensión)

Es una extensión de Google Chrome. Ya sabemos que las “Extensiones”son pequeños programas gratuitos y sencillísimos de sumar a la barra de Google Chrome.

 Esta aplicación permite nada más ni nada menos que abrirla con un click, y después subir un archivo en pdf del ordenador, pulsar «convert» y …¡voilá! Ahí tenemos en formato word un texto con el que trabajar. O sea, se acabó «copiar manualmente» un texto en pdf que se resiste a ser copiado. Economía real en los escritos.

 Aquí tenéis una descripción de sus prestaciones.

 

6. Mx Hero Toolbox (Extensión)

Se trata de otra valiosa extensión de Google Chrome. Potencia el correo de gmail de una manera espectacular pues soluciona la incertidumbre de cuando el destinatario ha recibido el mensaje, o cuando ha abierto el archivo que se adjunta. Se acabó aquello de “Te lo envié”, y como respuesta “No lo recibí”… ¡sabrás si es cierto!

Así, esta Extensión que está en fase Beta, pero funciona maravillosamente, tras instalarla al redactar el mensaje nuevo aparece un icono, y da la opción de marcar que:

a) Se nos notifique cuando el receptor lea el mensaje;
b) Se nos notifique cuando el receptor no solo lea el mensaje sino cuando abra el archivo que se adjunto;
c) Se destruya el mensaje tras ser leído.

 Utilísima.

Aquí tenéis la descripción de su funcionamiento.

 

7. Pocket

¿Quién no ha descubierto una web interesante pero tiene prisa y no puede leerla en ese instante?, ¿acaso nunca está leyendo precipitadamente algo en internet y teme perder la cobertura? ¿Debo leerlo ahora o reenviármelo por correo?

Para eso está “Pocket”, una sencilla aplicación que permite, que cuando se encuentra una dirección web interesante, pulsar y automáticamente queda guardada en una Carpeta virtual (en el propio móvil, en el ordenador o cualquier dispositivo que tengamos sincronizado).

O sea, si se está investigando un tema y se encuentran con muchas webs, mucha información… quizás es buena idea guardarla para examinarla y compararla mas adelante – ¡aún sin conexión a internet!

Aquí tenéis la descripción de su funcionamiento.

9. Feedly

¿Sigue consultando las páginas web de su interés acudiendo a la memoria, al azar o pinchando en los buscadores?, ¿No será mejor tener una aplicación en la tabla o el teléfono móvil que con solo pulsarla nos encontremos una “Revista” compuesta de todos los artículos de todas las webs que nos interesan ordenados por materias?.

Feedly permite con un solo toque encontrar los últimos post de los blogs o webs que nos interesen,  muy bien presentados, que podemos ordenarlos por materias. O sea, es una aplicación que se alimenta de la suscripción simultánea a las webs de nuestra preferencia.

Un sueño: nuestra propia revista virtual con el contenido que deseemos. Por ejemplo, un abogado que le guste el Derecho Público puede abrir en Feedly una categoría que sea: Derecho Público y nada mas pulsar, encontrarse los diez últimos post de sus blogs favoritos sobre normativa reciente, sobre jurisprudencia,  de un abogado amigo, etc. Lo que interesa y solo lo que interesa.

Ideal mientras se espera en una reunión o para consultar las últimas actualidades de las webs jurídicas.

 Además al abrir cada ítem o post se puede compartir en las redes sociales que se desee.

Una funcionalidad similar la ofrece Flipboard. Hasta Antonio Arias tiene su propia Revista de fiscalización.

Aquí tenéis una demostración de la utilidad de Feedly.

 

9. LinkedIn

Una red profesional magnífica. Para los que Facebook es un zoco enloquecido con trasiego de extraños y gente sin previa invitación, la red Likedin es una magnífica carta de presentación para mostrar con seriedad el perfil profesional y compartir webs, datos, fotos y otros extremos con aquéllos que nos interesa y a los que les interesamos. Al menos ahí estoy.

En fin, seguro que hay herramientas, aplicaciones y técnicas  mejores, pero esto es a título de sugerencia por aquello de compartir las buenas cosas.

 

10. Ivoox

Para terminar, y dado que no todo es trabajo, también hay que pensar en el ocio activo. Ivoox es una aplicación para el móvil que permite acceder a miles de podcast o grabaciones sobre cualquier tema, divino y humano. ¿Sobre Derecho?, ¿sobre jueces?, ¿procesal o abogados?, ¿algo de política, arte o cotilleos?,¿ una conferencia sobre la Ley de tasas?, ¿La nueva Ley de Transparencia?… Como dice la publicidad: “escucha lo que quieras, donde quieras y cuando puedas”. Lo interesante es que hay tantísimos tiempos muertos en la profesión de abogado o jurista que nada mejor que rellenarlos formándose sobre cualquier tema. Es como escuchar en el smartphone la “radio a la carta”, y además los programas de radio anteriores. ¡¡Buscándolos cuando nos apetece oírlos!!

 Aquí tenéis la fuente de esta maravilla.

P.D. Eso sí, en mi caso la mejor «recomendación tecnológica» que tuve fue subjetiva, al contar con José Adserias, un profesional de las tecnologías de la información y experto en redes, webs e innovación, al cual debo mucho de lo que es este blog.

¡¡Disfrutadlo!! 

Y si no os gustaron… ¡¡no disparéis contra el pianista… que es jurista!!