14 simples utilidades tecnológicas que nos cambiarán la vida personal y profesional

A punto de comenzar el disfrute de las vacaciones bajo un sol de justicia en La Bañeza me propongo aparcar este soleado blog denominado delajusticia.com hasta el próximo 1 de septiembre.

A modo de suave despedida, me parece útil dejar constancia de catorce utilidades tecnológicas que muchos considerarán inútiles, otros notorias y otros simples, pero que han incrementado mi productividad y la de muchos colegas que cuando se las comento me dicen aquello de… “Pues no sabía que fuera tan fácil”, “no sabía que se podía hacer eso”, o “¿por qué no me lo dijiste antes?”.

En su día dediqué un post a 10 recomendaciones tecnológicas utilísimas y gratuitas para juristas. Ahora se trata de algo más simple, de compartir pequeños trucos, aplicaciones o técnicas que me han reportado mayor productividad, no en forma de mayor trabajo, sino en ahorro de tiempo, en comodidad o disfrute. Y no solo útiles para trabajar como abogado, jurista o funcionario sino para la vida personal.

Y lo hago porque a veces no se comenta lo simple y lo bueno, y nada se pierde con compartirlo, pues puede ganarse mucho si alguien aprovecha algo.

1. Parto de que la brecha jurídica digital se está reduciendo cada día y muchos confesamos que en un principio -finales de la década de los noventa- nos adentramos en el bosque tecnológico con miedo de cuento infantil para descubrir después su belleza.

A modo de introducción, confesaré que en mi primera etapa de aproximación tecnológica, tuve que tomar decisiones en varias encrucijadas. Y ello porque venía de la cultura de los apuntes escritos, del valor de la caligrafía, de la utilidad de la fotocopiadora y de recibir clases orales. Ni en mi adolescencia ni en la Universidad, las tecnologías de la información tuvieron protagonismo ni despertaron mi interés. Pero ya adulto, y cuando se trabaja escribiendo, leyendo, elaborando informes o resoluciones, planteando negociaciones o preparando conferencias, se hace preciso aprender por inmersión en el mundo tecnológico.

Una de ellas, era la de ubicarme en la tribu de PC (Windows) o en la de Mac, y confieso que soy un renegado de aquélla para convertirme en un leal de los Mac. Respeto la decisión de cada uno, pero cuando me preguntan, suelo afirmar como ventajas de los Mac: primero, que son más resistentes a los virus informáticos, casi inmunes (no he pagado por antivirus alguno en la última década y tengo siempre mi iMac y Macbook con el último sistema operativo disponible instalado, todas las actualizaciones del sistema operativo son gratuitas y las aplicaciones que viene con el ordenador son sencillas y productivas); segundo, esto me permite que no suela bloquearse y tengo la compatibilidad del último software disponibles sin necesidad de pagar por sus actualizaciones (son duros) y con interfaz de edición en la nube (en casos especiales sólo requiero de un navegador para modificar un fichero); tercero, son intuitivos y día a día descubro secretos y utilidades mágicas; y cuarto, que el Mac hace un “maridaje” excepcional con esos hermanos pequeños que son mi iPad y mi iPhone.

No pretendo convertir a nadie, pero si todos solemos recomendar espectáculos o restaurantes a los amigos, al menos me gusta divulgar esto, y añadiré que conozco a muchos que han ido de PC a Mac, pero a nadie a la inversa. Por algo será. En fin, esto es solamente porque creo que aunque se pague un poquito más por el ordenador, y tras el reciclaje (y desterrar esa absurda leyenda urbana de que el Mac no trabaja con Word), se convertirá en un amigo fiel.

Así y todo, si alguien quiere asomarse a una comparativa Mac y PC, divertidísima, aquí la tenéis en este video de youtube.

Una segunda opción ha sido la del navegador. Hay muchísimos, y debo confesar que Google Chrome es maravilloso e imprescindible. Es cierto que Firefox es seguro y que Safari es rápido, pero Google Chrome es comodísimo, y si alguien se asoma a eso que se llaman “extensiones” de Google Chrome (pequeñas aplicaciones gratuitas que “cuelgan” como apéndices del navegador) pues la utilidad es deliciosa (este vídeo de youtube ayuda a comprenderlas) y también tiene “aplicaciones” dentro del navegador.

La tercera opción es la del almacén de datos. Hoy día escribimos mucho, nos envían mucho, acumulamos información y hay que seleccionarla y sobre todo guardarla. Hay muchísimos pero la opción puede ser por Dropbox o por Google Drive. Ambos estupendos y una manera de que toda nuestra información, documentos o archivos vayan “en la nube” y poder descargarlo allí donde estamos. Aquí hay dos sencillos vídeos explicativos; Dropbox, y Google Drive.

Pero bueno, esta introducción sólo pretendía enfocar un poco donde estoy en el océano tecnológico: un jurista con nulos conocimientos informáticos pero sobreviviendo. Lo que me interesa ahora es compartir quince utilidades o trucos, conocidos o no, pero valiosos. No requieren conocimientos especiales de informática sino solamente asomarse a ellos y la cosecha de rendimiento será fructífera. Es cómodo atrincherarse en eso de “Yo de esto no entiendo”, pero mejor será decirlo después de intentarlo. Pasen y vean estas catorce joyitas.

I. ¿Ha probado a enviarse un mensaje a sí mismo con Gmail?

Si estamos frente a un ordenador, y hemos ultimado un documento, o tenemos en ese ordenador un archivo (imagen, documento, etc), podemos enviárnoslo a nuestra propia dirección de correo electrónico (con el archivo adjunto), y así tenemos garantizado acceder al mismo desde cualquier lugar del mundo, solamente entrando en nuestra dirección de correo tecleando en “recibidos” o “enviados”, lo descargamos y… ¡voilà! Ahí está. Más fácil y rápido, imposible (puedes enviar hasta 25 MB de archivos adjuntos en total en un mismo mensaje y si el archivo tiene más de 25 MB, Gmail añadirá automáticamente un enlace a Google Drive en vez de adjuntarlo. Así, el destinatario podrá descargárselo y acceder a él incluso si tú retiras el archivo de Google Drive).

II. ¿Ha probado ha dejar en la “nube” de Google Drive sus documentos o archivos, y sentir la satisfacción de acceder cuando quiera desde su Smartphone o desde cualquier ordenador y poder descargar o enviar un enlace con ese documento a un amigo para que lo tenga?

Lo de llevar lápices o memorias USB está superado porque nuestra información está “ahí fuera” disponible para nosotros o para quien queramos sin necesidad de memorias externas USB. Tener la información con “manos libres”.

Particularmente adoro Google Drive, donde tengo libros, documentos, repertorios… todo está ahí al alcance de la tecla de cualquier ordenador, y además permite compartir documentos en línea y de forma gratuita y da suficientes Gigas de forma gratuita (¡15!, o sea, con no subir vídeos, se puede almacenar toda una biblioteca).

III. ¿Ha probado a escanear un documento para poder enviarlo o examinarlo después de forma rápida?

Para ello hay infinidad de aplicaciones gratuitas en el móvil. Desde mi iPhone apunto a la factura, al documento que me exhiben y… ¡zás! queda fotografiado y escaneado, pudiendo almacenarlo o enviarlo como foto (¡o como .pdf!) o retocarlo. Maravilloso. Para un jurista al que le enseñan un documento o accede a un expediente, puede escanearlo desde su móvil, de forma instantánea y guardarlo.

IV. ¿Ha probado alguna vez a convertir su documento Word en documento pdf, de manera que pueda evitar su alteración o pueda enviarlo cómodamente?

Para ello, basta si es un Mac, con darle al botón de “imprimir” y brinda la opción “guardar como pdf” (¡dos segundos!) y si es un pc, algo similar podrá, pero además si le urge puede convertirlo online, gratis y rápido.

V. Y a la inversa, ¿ha probado a convertir un documento en formato pdf a Word para para poder editar el texto y ahorrarse copiarlo entero tecleándolo?

Pues también hay esa posibilidad de hacerlo online y gratis.

VI. ¿Ha probado a firmar un documento que le han enviado para que preste conformidad desde su ordenador, sin bolígrafo ni papel y con validez?

Nada de firmas electrónicas, digitales o complejas. Sencillísimo. Pues basta con disponer de dicho documento en formato pdf (escaneado o convertido como antes), ya sea una declaración, factura, recibí o conforme, para estamparlo de forma rápida y sencilla.

Cuando me envían editores, administraciones o empresas documentos para devolvérselos firmados (salvo contratos solemnes o de gran enjundia,claro), me limito, primero a “escanear” el documento, y luego lo convierto a “pdf”. Después doy la opción “vista previa” en el mac y puedo colocarle mi firma, un saludo, lo que desee. Con el tamaño y en el lugar que quiera. Rápido, eficaz y aceptado. Me evito imprimr documentos, acudir a la oficina postal,etc.

VII. ¿Ha probado a darse de alta en alguna red social?

Ni es cosa de jóvenes, ni una moda. Es un fenómeno de nuestros tiempos que además es útil profesionalmente. No se trata de apuntarse a todo pues nadie puede estar en todos los bares y fiestas, pero seguro que hay una red social adecuada a nosotros.

Personalmente, por mi formación profesional, utilizo LinkedIn y Twitter. La primera es una red profesional espléndida que me permite exponer mi perfil, rodearme de compañeros, colegas y gente interesante, saber lo que les gusta y ofrecerles lo que interesa; además LinkedIn ofrece el mejor escaparate profesional para el mercado. Y de forma simple: basta registrarse con una cuenta de correo electrónico.

También utilizo twitter como manera de estar al día de forma rápida en un mundo de ideas rápidas. Eso sí, con muchísima cautela porque el arrepentimiento puede llegar tarde. En cambio, no me convencen Facebook ni otras redes sociales que me hacen sentir en medio de una fiesta equivocada con personas desconocidas que me hablan de temas que a veces no me interesan.

Y si tiene usted dudas sobre cómo funcionan estas redes sociales. Nada de estudiar ni comprar manuales. Seguro que un colega o amigo está en ella y en diez minutos le pone al día. Facilísimo.

VIII. ¿Ha probado a llamar por teléfono por WhastApp?

Es cierto que consume datos de la línea móvil contratada pero muy pocos, y si es desde una red wifi, gratis total y permite telefonear con llamadas nacionales e internacionales de forma rápida, simple y gratuita. Un filón que algún día boicotearán las empresas de telefonía.

IX. ¿Ha probado a hacerse su propia web gratis?

Es algo sumamente sencillo y gratuito. Hay tutoriales que lo indican paso a paso. Es hasta divertido. Basta con probar y corregir, y el resultado asombra como el bricolaje de Ikea.

Las ventajas e inconvenientes de las plataformas gratuitas las tenéis aquí, donde analizan diez, entre ellas, Wix, Blogger o WordPress.

Una vez hecha la web o el blog, luego se puede bautizar con un “dominio” esto es, el pabellón del nombre o dirección url para que nos localicen y también es baratísimo. El problema es encontrar uno ocurrente, seductor y que no esté ya utilizado por otro.

Por ejemplo, mi blog giró inicialmente bajo el atractivo contencioso.es y luego adquirí el dominio delajusticia.com por la sencilla razón de que el segundo apellido “.com” garantiza mayor visibilidad y es más codiciado por los buscadores que los dominios nacionales “.es”.

Otra cosa es cuando se quiere un blog o web más profesional y que compita en la “NBA” de las webs. En el caso de este blog, delajusticia.com (o de su blog siamés, fiscalizacion.es, o el hermano pequeño, vivoycoleando.com) cuya creación, diseño y mantenimiento se debe a los servicios de ITP (International Trade Platform), Servicios de Amarante Engineering, sin cuya consultoría informática este blog no hubiere nacido, crecido ni multiplicado en visitas y posicionamiento.

X. ¿Ha probado a subir un video a YouTube gratis?

Nada más fácil. Basta con registrar una cuenta y subir el video casero o tutorial, desde nuestro móvil u ordenador. Los jóvenes lo saben bien pero los ya talluditos no debemos olvidar que un video sobre temas que dominamos puede ser una estupenda carta de presentación de nuestra profesión, o realizarnos en otras facetas. Hay que descubrir que hay más dimensiones en la vida.

XI. ¿Ha probado a aprender algo especializado o serio, sin hurgar en bibliotecas, sencillamente buceando en YouTube o Vimeo?

Me quedo sorprendido hoy día de los numerosos “tutoriales” o vídeos donde personas muy generosas, didácticamente se emplean en hablar de mil temas y lo hacen bien y con utilidad. Información gratuita, seria y rápida… ¿qué más se puede pedir?

Por ejemplo, nuestra modesta aportación en materia jurídica con una amplia y gratuita Videoteca.

XII. ¿Por qué en vez de leer apresuradamente en la web, en el navegador, no lo guardamos con un click, y lo almacenamos para verlo posteriormente, aunque no tengamos conexión?

Ese es un servicio que da la aplicación Pocket, una herramienta de marcadores online que permite guardar cualquier cosa de la web desde tu navegador, y después acceder desde cualquier dispositivo (ordenador, tablet o móvil).

XIII. ¿Sabía que en vez de andar navegando por internet y asomarse a sus webs favoritas puede crearse una propia revista con sus direcciones web y posteriormente desde el ordenador, Tablet o móvil acceder a todo ello?

Es el caso de Feedly o su rival Flipboard una aplicación que me permite, según voy navegando, si una web o blog es interesante, guardarlo en la Revista y clasificarlo, y se actualiza automáticamente. Así, desde mi móvil, por ejemplo, encuentro clasificado a mi gusto (historia, derecho, ocio, libros, etc) mis webs favoritas y puedo leerlas como si se tratase de una revista.

XIV. ¿Ha probado a solucionar su problema tecnológico, bloqueo o percance con su ordenador, sencillamente pidiendo ayuda en google?

Confieso que me maravilla que cuando tengo un problema informático, tecleo en google el problema y casi siempre encuentro la solución. O bien un foro, o bien alguien muy generoso que ofrece una respuesta sin pedir nada a cambio.

En esta vertiente de problemas técnicos, probablemente lo más útil, cuando el ordenador no funciona, se bloquea o hace extraños, hay soluciones pero como los mandamientos que se encierran en dos.

Primero, reiniciarlo o resetearlo.

Segundo, limpiarlo utilizando una aplicación al uso (y las hay gratuitas). Sé que es elemental, pero cuantos ordenadores acaban en un experto informático que se limita a enchufarlo, desenchufarlo… y cobrar por ello.

¡Buenas vacaciones a todos!. En agosto seguirá mi otro blog, vivoycoleando.com, aunque a menor ritmo.

Y a disfrutar… no de un un nuevo gobierno de la nación pero sí de un nuevo gobierno a nuestra vida, aunque dure un mes.

Y como va de tecnologías, un chistecito de humor sajón pero muy de actualidad, para despedirme… Y algo que jamás suplirá la tecnología….