7 Trucos del correo electrónico para incrementar la productividad

Abogados, funcionarios y jueces tienen algo en común, además de vivir o sobrevivir gracias al derecho. Todos cuentan con el correo electrónico como herramienta de comunicación. La llamada telefónica se reserva para el contacto directo, personal y que no deja huella. El WhatsApp para el mensaje breve sobre cuestión pero que requiere suficiente intimidad para conocer el número de móvil. El correo electrónico en cambio es el lugar de tráfico de comunicaciones, mensajes y trasiego de documentos entre amigos, entre profesionales, con comerciales o clientes, esto es, un depósito de nuestra vida activa, convirtiéndose en nuestra maleta, nuestra memoria, nuestra agenda, nuestro pulso diario.

El problema se plantea, y lo digo como experiencia personal, porque lo que hace dos décadas era un bonito juego de comunicación por esa novedad del email, se ha convertido en una herramienta de trabajo cotidiana, imprescindible y cada vez mas colapsada. De hecho tras cada período de vacaciones suele esperar un aluvión de correo para su expurgo, respuesta o archivo.

Pues bien, como organizar el tiempo es crucial en la vida social del jurista (y en cualquier ciudadano que valore lo único que no se puede comprar) me atrevo a robaros el idem para indicaros algunas cosas muy simples pero que aumentarán la productividad.

Aquí están estos sencillísimos trucos o recomendaciones referidos al correo mas popular, gmail (aunque hay otras tecnológicas mas complejas y utilísimas para juristas). Veamos los 7 trucos sobre como ahorrar tiempo y ser mas felices al gestionar nuestro correo electrónico… Con uno que no se sepa se habrá amortizado el tiempo invertido en leerlo.

1. Evitar el maldito spam y mensajes indeseados. Todos sufrimos avalanchas de spam, día a día, mensajes comerciales, aburridos o de pelmazos. Basta con entrar en la rueda dentada en la parte superior derecha, Configuración de gmail, luego en “Filtros y direcciones bloqueadas”, poner las concretas palabras que no deseamos recibir envueltas en correo (póker, oferta, etc) después damos a “guardar” y… ¡voilá! Ya no recibiremos más correo aburrido que incluya esas palabras, todo porque un bonito día con ligereza y buena fe facilitamos nuestro correo electrónico en un comercio, asociación o lista de voluntarios.

Así se detalla como mandar a paseo el spam.

También puede acudirse al atajo, en caso de recibir un correo, en ese mismo instante y desde la pestaña bloquear la dirección de envío.

2. Marcar los correos importantes. Utilísimo. Basta con pinchar al lado del email recibido en esa flechita (se pondrá amarilla), y podremos localizarlo junto con los demás importantes, en la bandeja como “Importantes”.

3. Marcar los correos urgentes. Todos tenemos algún aviso, comunicación o petición que debemos responder pero por cualquier razón no puede ser “ahora”. La memoria es veleidosa con la edad y puede que lo olvide, con lo que alguien muy cabreado al otro lado pensará que no quiero atenderle.

En ese caso, según leemos el mensaje, al que no podemos o no queremos responder ahora, pero sabemos que requiere respuesta inaplazable, solo tenemos que pinchar en la estrellita (se pondrá amarilla) y ¡ya está! Veremos todos los urgentes a golpe de click como «Destacados». Eso sí, en cuanto abramos el correo de gmail hay que tomar el hábito de examinar estos “urgentes” e irles dando salida.

4. Guardar archivos sin memorias usb ni externas. Por si alguien no lo supiera, extraño pero posible, si estamos ante un ordenador y hemos elaborado un documento (informe, comunicación,etc) pero no tenemos disco duro o memoria usb para guardarlo y llevárnoslo, sencillamente nos enviamos por correo electrónico a nuestra propia dirección de correo el documento como adjunto. Sencillo, rápido y no requiere almacenes en la nube. Nuestro documento estará siempre en cualquier dispositivo en que abramos nuestro correo, pues basta con ir desde nuestro gmail al trastero de “enviados” y abrir el adjunto.

5. El almacén virtual gratuito. Pero si deseamos guardar un archivo e ir con las manos libres, despreocupados de memorias externas o usb, pues en gmail, nada mas abrirlo, se abre la opción de Google Drive. Imprescindible. Un almacén invisible que acompaña siempre al abrir “google chrome”, en cualquier ordenador con nuestra cuenta de correo de gmail. Y allí, a ese almacén virtual (triangulito con colores verde, amarillo y azul) podemos subir archivos y documentos desde cualquier sitio o dispositivo para posteriormente abrirlos desde cualquier otro sitio o dispositivo. El maletín invisible y universal.¡ El sueño de un jurista! Allí pueden estar normas, sentencias o artículos doctrinales. Gratis y accesibles. Aquí tenéis un sencillo tutorial.

6. Enterarnos de si ya se ha leído nuestro mensaje y cuando, aunque no nos haya contestado. Todos somos curiosos, pero tenemos nuestro corazoncito. Nos disgusta que no lean nuestros mensajes, pero peor es que los lean y no nos respondan. Un abogado comunica honorarios o el funcionario solicita colaboración y no recibimos nada. Consultamos la carpeta de spam, por si acaso, y tampoco. Nos preguntamos que falla, si es algo técnico o algo personal y que el destinatario “pasa” de nosotros.

Pues bien, alto tan sencillo, rápido y gratuito como es añadir al correo la extensión “mail track”, como extensión o añadido a Google Chrome o Firefox desde nuestro correo, nos permitirá recibir un mensajito chivato avisándonos que el destinatario ya lo leyó e incluso si abrió el archivo adjunto, o poner el puntero sobre la doble señal verde y nos informará cuando lo leyó. Y además nos dice si lo leyó por el iPhone o un computador y cuantas veces lo abrió ¡El gran hermano del correo!. ¡¡¡Oro puro!!!

7. Enviar por email archivos muy pesados. A la hora de enviar archivos pesados a veces gmail no nos permite cargarlos en el correo electrónico pues tiene el límite de 25 MB. Entonces nos desesperamos porque queríamos enviar un puñado considerable de fotos o videos o documentos, y no podemos remitirlo por correo electrónico.

Pues bien, para enviar archivos hasta 4,7 GB (¡casi nada!) basta con usar esta dirección de internet, aceptalo.com. Tan fácil como subir el archivo, poner nombre de remitente y destinatario y allá va (el mensaje se borra al cabo de un tiempo si no se abre para salvar confidencialidad). Una joya útil.

En definitiva, el correo electrónico importa para los juristas y funcionarios, pues les permite ser más productivos y prestar mejor servicio porque demostrarán su capacidad de respuesta. La mala comunicación suele ser una queja frecuente de clientes de abogados y de usuarios de servicios públicos e incluso de la relación entre colegas.

Por eso es importante usar estas técnicas y trucos sencillos para priorizar su atención y sobre todo, dedicar cada día un tiempo preestablecido a la revisión y catalogación del correo electrónico, sin dejarlo al azar porque sin darnos cuenta nos encontraremos con bandejas repletas entre las que se colará ese mensaje importante que esperábamos o que debíamos contestar. Así que, dediquemos unos minutos diariamente a mejorar nuestra organización del tiempo.

En todo caso, no olvide que somos humanos y a veces, una llamada telefónica sustituye al frío correo electrónico y demuestra que somos sociables y cercanos. ¡No lo descuide!