El expediente administrativo es la pieza angular del proceso. El expediente se incorpora por ministerio de la ley y de oficio se reclama para que el demandante pueda formular su demanda, sin que sea preciso proponerlo como prueba.
Es importante su contenido ya que cinco aforismos/ refranes forenses advierten:
- «Lo que no está en el expediente no está en el mundo»
- «Expediente perdido, demandante fortalecido»
- «Con expedientes enredados, la justicia juega a los dados»
- «Solo visto el expediente, podrá el abogado pronosticar al cliente»
- «Malos expedientes hacen buenas demandas/ y buenas demandas no vencen buenos expedientes»
Pues bien, un reciente auto de la sala tercera del Tribunal Supremo de 7 de abril de 2025 (rec. 615/2024) efectúa una interesante precisión sobre el alcance del expediente, cuando la parte demandante solicita su ampliación con documentos que supuestamente a su juicio “debían” formar parte del expediente, o con documentos que la Administración tiene que elaborar para poder remitirlos. En estos casos, suele plantearse un tira y afloja, en que el demandante solicita se complete el expediente y la Administración lo niega, o se resiste a enviarlo.
Pues bien, el citado auto establece
«considerando que el expediente administrativo está formado por el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla, ex artículo 70 de la LPAC, hemos de concluir que la Administración no se encuentra obligada a la elaboración de documentos inexistentes en el expediente administrativo so pretexto de la solicitud de su ampliación, ex artículo 55.1 de la LJCA, pues el objetivo de la facultad conferida a la parte actora para solicitar el complemento del expediente administrativo es la aportación e incorporación al procedimiento judicial de documentos ya existentes y que por su naturaleza y objeto deben conformar dicho expediente administrativo, a fin de salvaguardar el derecho de defensa de la parte recurrente».
Una puntualización sencilla pero importante, el expediente es el que hay, con los documentos que tenga no con los que pudiera tener, ni los que debía tener, ni los que le gustaría al demandante que tuviese. De ahí, que si el expediente no debe contener esos documentos o datos, o bien:
a) Hay que aportarlos con la demanda como medios de prueba, si estuviesen en otro expediente o registro (artg. 265.1.3ª LEC);
b) O bien solicitar la prueba de interrogatorio por escrito de la Administración sobre los extremos de interés (315 LEC):
c) Aportar una pericial si fuere preciso, o solicitar una pericia judicial.
Y a la inversa, ojo, no cabe solicitar como prueba la aportación por la Administración de documentos que debían formar parte del expediente pues para eso debe el demandante estar alerta y solicitar que se complete (art. 55.1 LJCA).
Todo depende de las circunstancias del caso y la estrategia procesal, pero bien está saber cómo se mueven la piezas del tablero procesal pues el jugador más inteligente del mundo puede tropezar por no conocer la apertura de la partida.
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El expediente natural no es solo lo que está o hay sino que debería de estar, es decir lo que no está pero debería de estar por ser documentos en poder de la administracion que tienen incidencia en el conflicto, el juez debe en cada caso valorar bajo el criterio racional ex 218.2 LEC que lo impone como método de conocimiento, si lo que pide el recurrente como ampliación debería de estar en el cartapacio de papeles, el TS al respecto suele ser muy formalista y el formalismo a veces es enemigo de la justicia que es sinónimo de racionalidad.
El formalismo viene de una mentalidad muy antigua la de los ritos, el denominado procedimiento de las «legis actiones» del derecho romano ancestral, que si te equivocabas en una palabra en la fórmula perdías el pleito. Esos dioses que vigilaban las fórmulas o ritos ya han caducado, en su lugar hay que adorar a la Diosa Razón, madre de la Diosa Justicia. Por cierto la IA razona las cosas mucho mejor que la mayoria de la humanidad. Está a un paso de poder suplir la funcion judicial y la abogacil, nos dejará sin trabajo a todos, pero el mundo habrá ganado en equidad. Aunque yo creo que la IA es un «canto de sirenas» nos atrae pero lo que al final va a hacer es reducir la especie humana o tal vez eliminarnos.
El artículo habla de si el demandante pide completar el expediente, ¿pero y si es la administración demandada (o un codemandado), el que tras la demanda presenta documentos con su contestación, respondiendo a lo manifestado en la demanda? ¿Que dice la doctrina? ¿Aquí también se aplica el dicho de lo que no está en el expediente no existe?
Aunque la Administración tiene la obligación de remitir el expediente completo (esto es, de forma íntegra y en plazo legal), el problema surge cuando lo elabora «ad hoc» para remitirlo al Juzgado y aprovecha para «expurgar» documentos/actuaciones que no le benefician. Frente a esta práctica desleal y tramposa, que choca frontalmente con los principios de transparencia, objetividad y buena fe que debe presidir la actuación administrativa (arts. 3.1 Ley 40/2025, 9.3, 24 y 103.1 CE, 11.1 y .3 LOPJ y 7 CC), en mi opinión, siempre sujeta a mejor parecer, hay algunas formas de intentar defendernos.
Una, previa a la judicial, consistente en que cuando seamos interesados en un expediente administrativo extrememos nuestra diligencia y siempre solicitemos y obtengamos copia del mismo ¡antes! de acudir a la vía del recurso administrativo y/o judicial.
Otra, la judicial, consistente en: a) denunciar con carácter preliminar en la propia demanda, haciendo de la necesidad virtud, que el expediente está viciado de origen porque ha sido tramitado obviando documentación o actuaciones preceptivas que debería tener y, de esta forma, comenzar atacando el acierto formal y de fondo de lo resuelto; b) y/o solicitar el complemento del expediente, razonando que lo requerido sirve de antecedente o fundamento de la resolución (art. 70 Ley 39/2015), para que, de sernos negado, lo solicitemos como prueba.
Desarrollando el segundo caso cabe añadir que: b1) si la Administración acompaña lo requerido, reforzaremos su relevancia en la Demanda y destacaremos que su olvido no fue casual; b2) si la Administración no adjunta lo pedido: manifestaremos, de una parte, su directa vinculación con el objeto del proceso y/o a la eficacia de los medios de prueba y su relevancia para el conocimiento completo y resolución del litigio; de otra, nuestra falta de disposición de lo pedido y la necesidad de colaboración de la Administración para poder obtenerlo; y, de otra, haremos mención a su contenido (siempre corroborador del hecho controvertido). Con todo ello estaremos en condiciones de poder solicitar como prueba documental (ex art. 60 LJCA en relación con los arts. 281.1., 283.1 «a sensu contrario» y 328 LEC y 24 CE) que se requiera su aportación a la Admón. (ya sin la posible excusa de que lo requerido no obra en el Expte.) con los apercibimientos de las consecuencias de no hacerlo (art. 329 LEC).
Personalmente, en estos casos no acudiría al Interrogatorio escrito de la Administración pues, a mi parecer, es ponérselo demasiado fácil (lo escrito, más allá de lo que indica el art. 316.1 LEC, siempre queda y sicológicamente arrastra) y jugar en campo contrario. Respecto del uso de pericial dependerá del tipo de asunto y de los datos que disponga.
Acabo el comentario con una anécdota real relacionada con mi cauteloso parecer precedente. Al comienzo de mi práctica profesional el interrogatorio de parte se denominaba confesión judicial y podía practicarse de dos formas distintas. Una, bajo el denominado juramento decisorio, cuyo resultado vinculaba al proponente de la prueba que se obligaba a estar y pasar con lo que dijera el interpelado, pues literalmente ¡iba a misa! Otro, bajo el denominado juramento indecisorio, cuyo resultado negativo (como reza el actual art. 316 LEC) solo afectaba al declarante. En este caso, el demandado era un sacerdote y el asunto trataba de denegación de prórroga forzosa de arrendamiento por no uso y, además, por disponibilidad de otras viviendas (art. 62.1 3ª y 4ª LAU 1964). Mi abuelo, hombre de orden y firmes creencias, pidió que la confesión judicial se hiciera bajo juramento decisorio en la seguridad de que el religioso diría la verdad. ¿Qué creen que pasó? Pues que «el confesante» mintió con todo descaro, naturalidad y soltura y, como premio, recibió la absolución del pleito. Nunca podré olvidar la lección.
Qué bueno Felipe! El cura hizo bueno el dicho “en el juicio miente hasta el apuntador”
Saludos.
¿Y cuando es la Administración la que, para dificultar al máximo posible la defensa, envía el expediente confuso, con documentos repetidos, desordenados, mal numerados y que requiere de un esfuerzo ímprobo para poder ser extraídos los documentos probatorios, el Juez valora esa artes disuasorias y de confusión o no?
¡Y si a pesar de lo anterior el abogado consigue desentrañarlo, probar sus alegaciones…
¿Conseguirá que el juez demasiado cansado, o desbordado de trabajo o poco motivado le dé carpetazo con un “no queda acreditado” y la intención poco ética de la Administración conseguirá sus objetivos por la puerta de atrás ?
A mi juicio ni la Administración ni el codemandado pueden incorporar en su contestación a la demanda documentos o informes, como prueba documental o pericial, cuando esos documentos realmente forman parte del expediente o deberían forma parte de él. Cosa, por cierto, nada inusual cuando se recurre un silencio y la Administración se «pone las pilas» y empieza a tramitar el expediente precisamente cuando ve la demanda.
La manera canónica de aportarlo debería ser mediante la petición de ampliación del expediente, facultad que no sólo corresponde al demandante sino también a la Administración y a los codemandados (art. 55 LJCA).
La cosa no es inocua desde el punto de vista del derecho de defensa ya que si el LAJ admite que se debe completar el expediente debería, a mi juicio, conceder al demandante plazo para formular alegaciones complementarias y proponer nueva prueba (aunque la ley no lo contempla expresamente).
Sin embargo, si la Administración incorpora los nuevos documentos con su contestación a la demanda, el actor únicamente puede aportar nuevos documentos (art. 56.4 LJCA).
La diferencia es notable.
Por cierto, te cuelgo aquí un comentario sobre tu libro de las claves de una buena demanda contencioso-administrativa. A mi juicio, te falta precisar lo más importante. Quién debe iniciarla? Saludos