Es conocida la reticencia de algunos órganos colegiados, o de sus presidentes, a facilitar toda la información de lo allí hablado. Frente a este planteamiento anacrónico imperan varias claves del Estado de Derecho.
La primera, que las competencias ejercidas por los órganos colegiados no son propias de sus miembros sino que están al servicio del interés general y son irrenunciables, además de sometidas a la ley a la Derecho, por lo que el control impone el acceso a lo allí debatido.
La segunda, que desde la Ley 19/2013, de 9 de diciembre de Transparencia, la regla es la luz y no la opacidad, debiendo estarse a la interpretación generosa de la regla generales de la luz, y a la interpretación restrictiva de las opacidades.
Me temo que es un problema de cultura institucional, en que o bien se ocultan inconfesables razones (arbitrariedades, desviación de poder, corrupciones, etcétera) o bien responde a una burda ocultación de los secretos de Polichinela (que todo el mundo sabe pero que nadie quiere compartirlos).
Viene al caso por las importantes precisiones sobre el deber de información, transparencia y acceso a actas y acuerdos de órganos colegiados que fijó la reciente sentencia de la Sala tercera del Tribunal Supremo de 17 de noviembre de 2022 (rec.1837/2021) que fija doctrina casacional ante la negativa a facilitar las actas del consejo de administración de la Autoridad Portuaria de Baleares. Una doctrina utilísima para todo presidente de órgano colegiado de cualquier administración o para cualquier secretario general de los mismos. Veamos.
El punto de partida a interpretar es el art.18.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre de Régimen Jurídico del Sector Público, reproduciendo este esquema general. Así, el art. 18.1 que dispone «De cada sesión que celebre el órgano colegiado se levantará acta por el secretario, que especificará necesariamente los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados».
Señalaré en los fragmentos significativos, la doctrina fijada por la sentencia, bien como doctrina casacional o bien ratificada como válida en su argumentación.
-El límite de la confidencialidad
En definitiva, este límite debe entenderse referido al contenido literal de las opiniones, intervenciones y manifestaciones de cada uno de los integrantes del órgano colegiado durante la deliberación, pues, salvo que las sesiones sean públicas, el debate previo a la toma de decisión debe preservarse del conocimiento público, manteniendo una cierta reserva y confidencialidad como garantía del correcto funcionamiento del órgano y de la libertad de sus miembros en su actuación interna (STS de 19 de diciembre de 2021)
-No importan las opiniones individuales sino la voluntad colectiva
no tiene la consideración de información, a los efectos de la Ley de Transparencia, el conocimiento del voto individualizado de cada uno de sus miembros, pues por sí mismo carece de trascendencia puesto que lo relevante es la voluntad única de la mayoría de sus miembros. Siendo esto así, con mayor motivo no lo son las opiniones individuales emitidas por los miembros del consejo durante la discusión y deliberación del órgano colegiado. Esta conclusión es aplicable aun cuando la reunión ya se hubiese celebrado y el procedimiento ya hubiese finalizado, pues una decisión que permita acceder libremente a las opiniones y manifestaciones realizadas por los miembros de un órgano colegiado en procedimientos ya concluidos se proyectaría sobre el funcionamiento futuro de este mismo órgano en la medida en que los integrantes serían conocedores que lo manifestado en estas reuniones podría hacerse público en un futuro inmediato, coartando así su libertad en futuras discusiones o deliberaciones (STS de 17 de enero de 2020,rec.7487/2018).
-Se tiene derecho al acceso al contenido necesario del acta, ni más ni menos
En definitiva, en las actas de las reuniones de un órgano colegiado no se recogen, como contenido mínimo necesario, las discusiones y deliberaciones integras ni las opiniones manifestadas por cada uno de los miembros, sino tan solo «los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados». Sin que la mera referencia genérica a lo que se debatió, y mucho menos al contenido de los acuerdos adoptados en dicha sesión, pueden quedar amparados por la garantía de confidencialidad o secreto de la deliberación. Antes, al contrario, el conocimiento de estos extremos constituye la garantía de que el órgano administrativo trató determinadas materias y las decisiones que al efecto se adoptaron.»
-Las Actas no son un cuadro minimalista, siendo suficiente un cuadro impresionista.
No es necesario que el acta refleje los extremos tratados en este punto con tal grado de detalle que ponga en peligro actuaciones futuras, aun en la hipótesis de que el mero conocimiento de determinados extremos tratados pudiera resultar peligroso
-No hay derecho a obtener la grabación de las sesiones salvo que el propio órgano decidiese aplicarla e incorporarla al acta
Así, dice el precepto legal, podrán grabarse las sesiones, y todavía añade respecto del fichero resultante de la grabación y de otros documentos en soporte electrónicos utilizados como documentos de la sesión, que «podrán acompañar» al acta de las sesiones. De forma que si las actas incorporan esas grabaciones y documentos no es por exigencia legal ni porque formen parte de su contenido mínimo obligatorio, sino porque el consejo de administración ha tomado la doble decisión de grabar las sesiones y, además, de incorporar las grabaciones al acta.
–Entregar las actas de las reuniones con la previa disociación de datos personales no supone una “reelaboración” compleja de documentación que impida su divulgación
Por reelaboración debe entenderse «volver a elaborar algo», sin que integre tal concepto un mínimo tratamiento de datos y que, en todo caso, en el supuesto de que la información contenga datos de carácter personal, su «anonimización» o disociación no debe entenderse como reelaboración (STS De 25 de marzo de 2021, rec.2578/2020).
Finalmente se fija la doctrina casacional en los siguientes términos:
… las actas de las reuniones de un órgano colegiado no están, en principio, excluidas del conocimiento público al amparo del art. 14.1.k de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre de Transparencia, ya que los datos en ella incorporados de forma obligatoria no afectan a la garantía de confidencialidad o el secreto requerido en la formación de voluntad del órgano colegiado, al no reflejar, como contenido mínimo necesario, la totalidad de la deliberación ni las opiniones y manifestaciones integras de cada uno de sus miembros.»
NOTA SOCIAL.– Hoy jueves, 1 de diciembre de 2022, a las 19,30 horas tendré el grato honor de presentar en el colegio de Abogados de Oviedo, la novela histórica, «La Hija de las Mareas» de Pilar Sánchez Vicente, con aires de libertad y derechos, en un encuentro abierto y cómodo para valorar las interesantes y espléndidos ángulos de la obra. Bienvenidos.
He sufrido en mis propias carnes esos caprichos de secretarios y de alcaldes sobre todo que se han negado no ya a publicar las actas de las juntas de Gobierno por ejemplo sino también a dar traslado de la mismas incluso con unos modos y maneras propios de navajeros del peor barrio periférico de España.
Gracias por exponer una vez más un asunto de interés general a ver si de una vez se enteran los secretarios municipales de que están en el servicio de la Constitución y de los ciudadanos y no de los alcaldes.
DA 21ª de la Ley 40/2015: «Las disposiciones previstas en esta Ley relativas a los órganos colegiados no serán de aplicación a los órganos Colegiados del Gobierno de la Nación, los órganos colegiados de Gobierno de las Comunidades Autónomas y los órganos colegiados de gobierno de las Entidades Locales». La JGL es órgano colegiado de gobierno de las EELL. Además, la normativa especial exige la publicidad de los acuerdos, no de las actas.
Gracias por el artículo.
Una duda, ¿esto afecta solo a los órganos colegiados del sector público o también afectan al sector privado?
Gracias, nuevamente, un saludo.
Solo del sector público. Saludos
Me he encontrado con supositos similares a esta sentencia y incluso con actas donde los campos donde tenian que firmar los intervenientes estavan en blanco y en primera instancia lo han desestimado, algo totalmente subrealista que no sea de relevancia que los actas esten firmados. Esperemos que esta sentencia sirva de precedente.
¿Puede denegar el derecho de acceso publico el organo coelgiado de foto-copia del acta de alta de colegiación de un profesional de la abogacia a pear de que se invoca el art. 6.1 letas c y e del RGPD?